Apa Itu Retensi Rekam Medis?

Retensi rekam medis merujuk pada kebijakan dan praktik penyimpanan rekam medis pasien dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku. Di Indonesia, regulasi mengenai retensi rekam medis diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

Menurut PMK tersebut, rekam medis pasien dewasa harus disimpan minimal selama 5 tahun sejak tanggal terakhir pelayanan. Sementara itu, rekam medis anak harus disimpan hingga pasien mencapai usia 21 tahun. Setelah melewati periode retensi, rekam medis dapat dimusnahkan dengan prosedur tertentu untuk menjaga kerahasiaan informasi pasien.

Mengapa Retensi Rekam Medis Penting?

  1. Kepatuhan terhadap Regulasi Mematuhi peraturan retensi rekam medis adalah kewajiban bagi fasilitas kesehatan. Pelanggaran aturan ini dapat berujung pada sanksi administratif.
  2. Efisiensi Ruang dan Sumber Daya Menyimpan rekam medis secara fisik memerlukan ruang yang cukup besar. Proses retensi memungkinkan fasilitas kesehatan untuk mengelola ruang penyimpanan lebih efisien.
  3. Keamanan dan Kerahasiaan Data Retensi rekam medis membantu mencegah kebocoran informasi dengan memastikan bahwa rekam medis yang sudah kadaluarsa dimusnahkan secara aman.
  4. Dukungan untuk Pelayanan Kesehatan Rekam medis yang tersimpan sesuai ketentuan dapat digunakan sebagai referensi dalam memberikan pelayanan medis yang berkualitas.

Tantangan dalam Retensi Rekam Medis

Meskipun penting, retensi rekam medis sering menghadapi berbagai tantangan, seperti:

  • Kesulitan dalam mengelola rekam medis fisik.
  • Risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
  • Proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan.

Baca : Assembling & Filing : Kunci Pengelolaan Rekam Medis yang Efisien

Retensi Rekam Medis dalam Era Digital

Retensi rekam medis tetap dibutuhkan meskipun menggunakan Rekam Medis Elektronik (RME). Berikut penjelasannya:

Mengapa Retensi Dibutuhkan dalam RME?

  1. Kepatuhan terhadap Regulasi Regulasi yang mengatur retensi rekam medis tidak hanya berlaku untuk dokumen fisik, tetapi juga untuk data elektronik. RME harus dirancang untuk mematuhi aturan ini, seperti penyimpanan data minimal 5 tahun untuk pasien dewasa dan hingga usia 21 tahun untuk pasien anak di Indonesia.
  2. Efisiensi Penyimpanan Meski RME menggunakan penyimpanan digital, data yang terus bertambah memerlukan manajemen yang baik untuk menghindari pemborosan kapasitas penyimpanan. Sistem retensi memungkinkan penghapusan data yang tidak lagi diperlukan secara terkontrol.
  3. Keamanan Data Penyimpanan data elektronik yang berlebihan dapat meningkatkan risiko keamanan. Dengan retensi yang baik, data yang sudah tidak relevan atau melewati masa penyimpanan dapat dihapus untuk mengurangi risiko akses yang tidak sah.
  4. Manajemen Data yang Lebih Terstruktur Retensi membantu memastikan bahwa data pasien yang aktif tetap mudah diakses, sementara data yang sudah tidak relevan disimpan secara terarsip sesuai kebutuhan.

Solusi Digital untuk Retensi Rekam Medis

Dengan kemajuan teknologi, sistem Rekam Medis Elektronik (RME) menjadi solusi praktis untuk mengatasi tantangan retensi. RME eHealth.co.id, misalnya, menyediakan fitur manajemen data pasien yang terintegrasi dengan sistem keamanan canggih.

Keunggulan RME eHealth.co.id dalam Retensi Rekam Medis

  1. Penyimpanan Digital Data pasien disimpan dalam format digital yang aman dan dapat diakses kapan saja.
  2. Pengingat Otomatis Sistem memberikan notifikasi otomatis untuk rekam medis yang mendekati batas waktu retensi.
  3. Proses Pemusnahan Terintegrasi RME eHealth.co.id memfasilitasi proses pemusnahan data yang sesuai dengan regulasi tanpa mengorbankan keamanan informasi pasien.
  4. Penghematan Sumber Daya Dengan menggunakan RME, fasilitas kesehatan dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik dan biaya operasional lainnya.

Kesimpulan

Retensi rekam medis adalah aspek penting dalam manajemen informasi kesehatan yang membutuhkan perhatian serius. Dengan memanfaatkan solusi digital seperti RME eHealth.co.id, fasilitas kesehatan dapat meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kepatuhan terhadap regulasi.

Apakah fasilitas kesehatan Anda sudah siap menghadapi era digital dalam pengelolaan rekam medis? Coba sistem RME eHealth.co.id sekarang untuk pengalaman manajemen data yang lebih baik.

Jadikan sistem operasional klinik Anda jadi jauh lebih efektif dengan Ehealth!