Checklist Memilih RME yang Baik untuk Klinik dan Praktik Mandiri
Memilih Rekam Medis Elektronik (RME) bukan sekadar mencari aplikasi untuk menggantikan pencatatan pasien di atas kertas. Sistem yang digunakan juga perlu mendukung alur pelayanan, memudahkan pekerjaan tenaga kesehatan, dan sesuai dengan kebutuhan fasilitas pelayanan kesehatan.
Setiap tempat praktik memiliki kebutuhan yang berbeda. Klinik dengan beberapa dokter, tenaga kesehatan, dan staf administrasi mungkin memerlukan fitur yang lebih lengkap. Sementara itu, dokter atau tenaga kesehatan yang menjalankan praktik mandiri bisa jadi lebih membutuhkan sistem yang simpel, mudah digunakan, dan terjangkau.
Supaya tidak salah pilih, ada beberapa hal yang perlu diperiksa sebelum berlangganan aplikasi RME.
7 Checklist Memilih RME yang Baik
1. Mudah digunakan
Aplikasi RME seharusnya membantu pekerjaan, bukan menambah beban administrasi. Perhatikan apakah tampilan aplikasi mudah dipahami, menu penting mudah ditemukan, dan pencatatan pasien dapat dilakukan tanpa terlalu banyak langkah.
Sistem yang terlalu rumit berpotensi memperlambat pelayanan, terutama ketika tenaga kesehatan harus menangani pasien sekaligus menyelesaikan pencatatan medis.
Sebelum memilih, coba beberapa aktivitas utama, seperti:
- Mendaftarkan pasien baru.
- Membuka riwayat kunjungan pasien.
- Mengisi rekam medis.
- Mencatat diagnosis dan tindakan.
- Membuat resep jika diperlukan.
Pastikan alurnya cukup jelas untuk digunakan dalam kegiatan praktik sehari-hari.
2. Sesuai dengan alur praktik
Setiap fasilitas kesehatan memiliki alur pelayanan yang berbeda. Ada yang membutuhkan proses pendaftaran, pemeriksaan dokter, pelayanan farmasi, hingga pembayaran. Ada pula praktik mandiri yang memiliki alur lebih sederhana.
Karena itu, pilih RME yang mendukung proses kerja yang benar-benar digunakan di tempat praktik.
Contohnya, klinik dengan staf administrasi dan tenaga kesehatan yang berbeda perlu memperhatikan bagaimana data pasien berpindah dari satu proses ke proses berikutnya. Sementara itu, praktik mandiri mungkin lebih memprioritaskan kemudahan mencatat pemeriksaan dan membuka riwayat pasien.
Jangan hanya melihat banyaknya fitur. Pastikan fitur tersebut relevan dengan pekerjaan sehari-hari.
3. Tidak terlalu kompleks
Fitur yang lengkap memang dapat membantu, tetapi belum tentu semua fasilitas kesehatan membutuhkan seluruh fitur tersebut.
Menggunakan sistem yang terlalu kompleks dapat membuat pengguna kesulitan memahami alur kerja, memerlukan waktu adaptasi lebih lama, atau membayar fitur yang jarang digunakan.
Sebelum memilih, tentukan kebutuhan utama terlebih dahulu. Apakah sistem hanya diperlukan untuk pencatatan medis dan riwayat pasien, atau juga perlu mendukung administrasi, farmasi, pelaporan, dan proses operasional lainnya?
Prinsipnya sederhana: pilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan saat ini, dengan mempertimbangkan kebutuhan pengembangan ke depannya.
4. Bisa digunakan di berbagai perangkat
Aktivitas pelayanan tidak selalu dilakukan dari satu komputer. Dalam kondisi tertentu, tenaga kesehatan mungkin perlu mengakses data melalui laptop atau perangkat lain yang didukung oleh sistem.
RME berbasis web dapat menjadi pilihan karena bisa diakses melalui browser pada perangkat yang kompatibel tanpa harus selalu bergantung pada satu komputer.
Sebelum berlangganan, periksa beberapa hal berikut:
- Apakah aplikasi dapat digunakan melalui browser?
- Apakah tampilannya nyaman digunakan pada perangkat yang tersedia?
- Apakah pengguna perlu memasang aplikasi tambahan?
- Apakah akses dan hak pengguna dapat diatur sesuai kebutuhan?
Perhatikan juga keamanan akun, pengaturan hak akses, dan perlindungan data pasien. Kemudahan mengakses sistem harus tetap diimbangi dengan pengelolaan akses yang tepat.
5. Mendukung kebutuhan integrasi
Selain untuk menyimpan rekam medis, sistem RME mungkin perlu bertukar data dengan platform atau layanan lain sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Sebelum memilih, cari tahu apakah penyedia RME mendukung integrasi yang diperlukan oleh fasilitas kesehatan, misalnya SATUSEHAT atau layanan lain yang relevan.
Namun, jangan hanya berpatokan pada klaim bahwa sistem sudah mendukung integrasi. Tanyakan juga:
- Integrasi apa saja yang tersedia?
- Apakah integrasi sudah aktif atau masih dalam tahap pengembangan?
- Data dan alur pelayanan apa yang tercakup?
- Apakah ada konfigurasi tambahan yang diperlukan?
- Siapa yang membantu jika terjadi kendala integrasi?
Jawaban atas pertanyaan tersebut membantu fasilitas kesehatan memahami cakupan layanan yang sebenarnya, bukan sekadar mengandalkan daftar fitur.
6. Ada customer support
Ketika menggunakan sistem baru, pertanyaan dan kendala teknis bisa muncul kapan saja. Karena itu, layanan customer support menjadi salah satu faktor penting dalam memilih RME.
Cari tahu apakah penyedia memiliki tim pendukung yang dapat membantu proses penggunaan, menjawab pertanyaan, dan menangani kendala yang muncul.
Hal yang bisa diperiksa antara lain:
- Saluran komunikasi yang tersedia.
- Jam operasional layanan bantuan.
- Panduan penggunaan atau dokumentasi.
- Bantuan saat awal implementasi.
- Mekanisme penanganan kendala teknis.
Dukungan yang jelas dapat membantu pengguna beradaptasi dan mengurangi kebingungan ketika menghadapi masalah saat menjalankan pelayanan.
7. Biaya sesuai kebutuhan
Harga berlangganan perlu disesuaikan dengan skala praktik, jumlah pengguna, serta fitur yang benar-benar dibutuhkan.
Jangan hanya membandingkan harga paket. Periksa juga komponen biaya lain yang mungkin berlaku, seperti biaya implementasi, pelatihan, penambahan pengguna, atau layanan tambahan.
Untuk memudahkan perbandingan, pertimbangkan pertanyaan berikut:
- Berapa biaya berlangganan per bulan atau per tahun?
- Fitur apa saja yang termasuk dalam paket?
- Apakah ada biaya tambahan untuk layanan tertentu?
- Apakah paket dapat disesuaikan dengan skala praktik?
- Apakah biaya tersebut sebanding dengan waktu dan pekerjaan yang dapat dihemat?
Bagi praktik mandiri yang baru mulai menggunakan RME, paket yang lebih sederhana mungkin sudah mencukupi. Sebaliknya, klinik dengan kebutuhan operasional lebih luas dapat mempertimbangkan sistem dengan cakupan fitur yang lebih lengkap.
RME Lengkap atau RME Simpel: Mana yang Lebih Cocok?
Setelah mengevaluasi tujuh checklist di atas, langkah selanjutnya adalah mencocokkan kebutuhan praktik dengan solusi yang tersedia.
Secara umum, pertimbangkan dua hal: fitur yang dibutuhkan sekarang dan kemampuan sistem dalam mendukung proses kerja yang lebih luas jika praktik berkembang.
Untuk klinik yang membutuhkan fitur lebih lengkap
Jika fasilitas kesehatan membutuhkan dukungan untuk lebih banyak proses operasional, pertimbangkan RME yang menyediakan cakupan fitur lebih luas.
eHealth dapat menjadi pilihan untuk klinik yang mencari solusi RME dan administrasi klinik dengan kebutuhan yang lebih beragam.
Pelajari informasi produk melalui website eHealth untuk melihat solusi yang tersedia dan menilai kesesuaiannya dengan alur kerja klinik Anda.
Sebelum memutuskan, pastikan fitur yang dibutuhkan, cakupan integrasi, dan layanan pendukungnya sudah dikonfirmasi kepada tim eHealth.
Untuk praktik mandiri yang membutuhkan solusi simpel dan lebih ekonomis
Jika Anda menjalankan praktik mandiri dan membutuhkan sistem yang lebih sederhana, memilih paket sesuai kebutuhan dapat membantu menghindari biaya untuk fitur yang belum diperlukan.
eHealth Lite ditujukan bagi praktik mandiri dan klinik kecil yang membutuhkan solusi RME dengan pendekatan lebih simpel dan ekonomis.
Anda dapat mempelajari informasi produk melalui halaman eHealth Lite untuk mengetahui lebih lanjut apakah solusinya sesuai dengan kebutuhan praktik Anda.
Pilih paket berdasarkan kebutuhan pelayanan, jumlah pengguna, dan fitur yang akan digunakan sehari-hari. Jika masih ragu, konsultasikan kebutuhan tersebut terlebih dahulu sebelum menentukan pilihan.
Checklist Sebelum Berlangganan RME
Sebelum mengambil keputusan, gunakan checklist berikut untuk mengevaluasi calon penyedia RME.
- Aplikasi mudah dipahami dan digunakan.
- Alur sistem sesuai dengan proses praktik sehari-hari.
- Fitur tidak terlalu kompleks untuk kebutuhan saat ini.
- Sistem dapat digunakan melalui perangkat yang sesuai.
- Mendukung kebutuhan integrasi yang diperlukan.
- Tersedia customer support dengan mekanisme bantuan yang jelas.
- Biaya berlangganan sesuai kebutuhan dan anggaran.
Jika memungkinkan, lakukan demonstrasi produk atau uji coba sebelum berlangganan. Libatkan orang yang akan menggunakan sistem secara langsung, seperti dokter, perawat, bidan, dan staf administrasi. Dengan begitu, keputusan tidak hanya didasarkan pada tampilan atau harga, tetapi juga pengalaman penggunaan yang nyata.
Kesimpulan
RME yang baik bukan selalu sistem dengan fitur terbanyak atau harga paling murah. Sistem yang tepat adalah sistem yang sesuai dengan alur pelayanan, mudah digunakan, mendukung kebutuhan integrasi, memiliki dukungan yang jelas, dan menawarkan biaya yang sepadan dengan manfaatnya.
Klinik dengan proses operasional yang lebih luas dapat mempertimbangkan solusi RME dengan fitur lebih lengkap seperti eHealth. Sementara itu, praktik mandiri dan klinik kecil dapat mengevaluasi eHealth Lite sebagai pilihan yang lebih simpel dan ekonomis.
Luangkan waktu untuk mengevaluasi kebutuhan sebelum memilih. Keputusan yang tepat dapat membantu proses pencatatan lebih terstruktur sekaligus mendukung kelancaran pelayanan sehari-hari.
Jika masih bingung menentukan solusi yang sesuai, Anda dapat berkonsultasi dengan tim eHealth melalui WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan praktik dan pilihan produk yang tersedia.
Konsultasikan kebutuhan RME klinik atau praktik mandiri Anda melalui WhatsApp:
